ABOUT CREST 2020.05.07

クレスト “テレワーク” を全社で実施しています!

新型コロナウィルスの影響により、2月28日(金)より順次、全社員テレワークを導入しました。完全実施してから2週間経過しましたが、急な導入にも関わらず、業務効率も下がっていません。理由としていくつかのことが挙げられます。PCは、経理部門まで全員この日のために備えてノートPCになっていたこともありますが、社内がアドレスフリーのため、そもそも自分の席という概念が無いので、テレワークのための設計が事前に想定されており、移行しやすかったのも現状としてあります。Workplace(by Facebook)の活用で、コミュニケーションの根幹が元々WEB上という文化も良き作用だったと思います。

IT系の業種にしか適用できないと思うのですが、皆様のテレワーク導入時の意思決定時間の短縮や、既に導入済みだが想定した成果が出てない場合等、弊社の独自の取組・具体的な方法も踏まえみなさんの参考になれば幸いです。

① 政府からの呼びかけによる社内通達

政府より不要不急の外出を控えるよう呼びかけがあってから、社内では対応可能部署よりテレワークを開始し、

それを全部署・全社員に広げていきました。テレワーク導入時における社内通達内容は下記のようになります。

 

【全体方針】
業務上の外出や面談等について、

社外の人と会う場合は、個人で判断せず、上長と連絡相談をしながら判断をすることをお願いします。
社員同士の対面での打ち合わせも不急のものは禁止します。(中止ではありません。ウェブで実施すること)
また、有給の取得促進を推奨します。
オフィスでの勤務がやむを得ない場合は、時差出勤など(早朝から出ることも排除しないでください)を考慮してください。
ただし、

情勢が急変して行政からの通達により外出が禁止となる可能性がありますので、業務に必要な機器は毎日全て持ち帰ること。
休日については、個人の自由ではありますが、行政の方針に配慮した行動をすることを求めます。
本対応方針の有効期日は4月20日(現延長5月6日)までとします。
状況の変化に応じて、延長や追加の対応を指示することがあります。

【事務的な処理事項の対応について】
期間中、稟議については、ワークプレイスにて稟議書データを添付して決裁をお願いすることで効力を有することとします。
ただし、押印については即時の対応が出来ない見通しが強く、
電子契約をお願いしてください。CHD管理部から電子契約を送信いたします。

【現場対応等】
現場については建設業の安全性の観点から、上長と相談し、必要な措置を講ずること。
デザイン等の業務はテレワークでの業務遂行に努めること。
訪問及び来訪については不急のものは原則禁止する。
いずれも個別の事情を上長と協議して判断すること。

②WEB面談実施スキーム 社内及びクライアント様向け

カレンダーから会議箱をWEB上で作り参加が可能
弊社ではグーグルカレンダーにて全メンバーの予定を可視化しております。
予定している当日のカレンダーを開くと下記の画面に移ります。
グーグルカレンダーの実際の画面です。
Hangouts Meet に参加ボタンにて招待されたメンバーはいつでもWEB面談に参加できます。グーグルのカレンダーを利用されていない方もURLを予め通達することでどなたでも参加できるので大変便利です。
URLアクセス後のHangouts Meetの画面です。今すぐ参加でスタートです!
Hangouts Meet では画面共有もできるので、現在議論している内容を見ながらMTGを進行することが可能です
数字等の報告もご覧の通り可能です。
使った感想を社員に聞くとストレスを全く感じる事なくMTGが進行できていると好評です。
クライアント様には上記のURLをお伝えするだけで社員同様同じMTGの箱に参加していただけ、
驚くほど簡単に面談が可能となります。

③出退勤管理 個別のtodo等を管理しパフォーマンスを維持する

出勤はWEB上のTEAM SPIRIT にてクリック操作で打刻ができます。
※携帯のアプリからも打刻が可能となっております。
出勤の際には本日行う業務を下記のようにまとめ、ワークプレイスへの投稿をしております。
クレストではセールスフォースを導入しており、出退勤管理をWEB上で行っています。
上記をマネージャー以上がデイリーで管理をしています。
退勤の際には本日の業務の進捗率を報告し、退勤打刻で業務終了となります。
対面でなくてもリアルタイムに管理できるのは大変便利です。

④万一の体調不良を考え、「First call オンライン産業医サービス」の導入

スタッフを守る為にチャットやテレビ電話を使って、医師に健康・医療に関する相談ができるサービスです。自身や家族の体調についての悩みや、健康に関する相談に対して、医師が実名で丁寧に答えてくださいます。
※診察・治療・処方は行われません。
現在流行している新型コロナウイルス(COVID-19) に関する相談も勿論行っております。
引用:first callオンライン産業医

⑤Afterコロナではなく、Withコロナの世界

行動変容がおき、戸惑いを隠せない事業者の方々がほとんどだと思います。
中には在宅勤務なのに家にいられない「在宅困難者」という現象もあるようです。

誘惑に負けてプライベート空間で仕事をする気になれなかったり、
子供の面倒を頼まれて仕事がストップしてしまうこともある」という。
 
在宅勤務が心身に不調を来すきっかけになることもある。
心療内科医で、ひめのクリニック院長の姫野友美氏は、
緊張感がなくなると神経伝達物質のノルアドレナリンが分泌されず
集中力や判断力の低下、競争心の欠如を起こしやすい」と指摘する。

何よりも日々の気持ちの切り替えが重要で、
「職場同様に、タイムスケジュールを決めることが先決だ。仕事部屋と生活空間を別にしたり、
女性はメークをして、男性も外行きの格好に着替えた方がいい。パジャマを着続けるのは、
筋肉や気持ちも緩むので、能率が上がらない」
引用:ITmedia NEWS

と専門家のアドバイスもあります。

テレワークには適度の息抜きが必要ですね、、!

また他にもデメリットがいくつか考えられます。
 
オフィスではハーマンミラーの椅子で仕事をさせてもらっているが、自宅にはそんな高級な椅子が無いので腰が痛い。

・通りすがって偶然話すというものが無いので、イノベーションは生まれにくい。
 たまたま隣に座っている人に「最近どう?」って話しかけることも話しかけられることも無い。

・情報のインプットが能動的なものしか無い。受動的に入ってくる、隣の人が話してた内容や、
 世間話で学びを得ることが無いので、情報を取りに行かないと時代遅れになる。

その場でしかできない事、当然ありますのでこの辺どう考えるか?が課題となります。

政府の要請である5月6日後の世界観として劇的な改善が世の中でされないのであれば
コロナ等のウイルスが前提としてあり、どう付き合っていくか? という視点を持たねばなりません。
購買のチャネルが劇的に変化する世の中にいち早く対応し良き教訓と捉え、
コロナと共に生きる世界観を受け止めいち早く変革を恐れず前へ進む必要があると考えます。